Uređenje kancelarije - 5 stvari koje morate dobro da isplanirate

Mi smo za vas izdvojili 5 najvažnijih, kako biste od svoje kancelarije napravite funkcionalan, siguran i prijatan prostor.

1. Sigurnost na prvom mestu

Da biste u svom radno prostoru bili opušteni i radili bez pritiska, važno je da se osećate bezbedno, kao i da važna dokumenta kojima baratate budu zaštićena od krađe, oštećenja ili gubitka.

• Izbor pravog sefa - kada se radi o čuvanju važnih papira, novca, elektronskih uređaja ili drugih vrednosti, odabir kvalitetnog sefa je neizbežan. Sefovi dolaze u različitim veličinama i sa različitim nivoima sigurnosti, pa je bitno odabrati model koji najbolje odgovara vašim potrebama. Postavite ga na mesto koje je vam lako dostupno, a opet skriveno od pogleda posetilaca i stranaka. Nemojte ništa prepuštati slučaju, već se obratite firmama specijalizovanim za prodaju sefova.
• Sigurnost prostora - Ojačajte sigurnost ulaznih vrata ugradnjom kvalitetnih brava, postavljanjem sigurnosne kamere ili alarmnog sistema.
• Koristite odgovarajuće ormare za arhiviranje kako biste osigurali da su svi papiri dobro sortirani i lako dostupni kad su vam potrebni.
• Protivpožarna zaštita - Instalirajte adekvatne detektore dima i vatrogasni aparat i postarajte se vi i vaše kolege znate kako da se ponašate u slučaju požara.

2. Rešenja za skladištenje stvari

Uređenje kancelarije često podrazumeva rešavanje izazova povezanih sa skladištenjem velike količine papira i dokumentacije

• Pre nego što se pozabavite fizičkim skladištenjem, razmotrite mogućnost digitalizacije vaših dokumenata. Digitalni formati mogu značajno smanjiti potrebu za fizičkim skladišnim prostorom i omogućiti brz i lagan pristup dokumentaciji.
• Iskoristite visinu vašeg kancelarijskog prostora - Visoki regali i police mogu smestiti velike količine fascikli i kutija bez zauzimanja dragocenog prostora na podu. Razmislite o korišćenju mobilnih ili kompaktnih polica koje se mogu lako pomerati ili konfigurisati kako bi se maksimalno iskoristio svaki centimetar visine prostorije.
• Multifunkcionalni nameštaj, kao što su stolovi sa ugrađenim prostorom za skladištenje, mogu biti izuzetno korisni.
• Za dokumenta koja se ne koriste svakodnevno, ali su i dalje potrebna, razmislite o sistemu rotacije. Starija dokumenta koja se ređe koriste možete smestiti u manje dostupne delove kancelarije ili čak van nje, oslobađajući prostor za aktuelnije i češće korišćene materijale.

3. Planiranje rasporeda

Prvi korak u planiranju kancelarijskog prostora je definisanje različitih funkcionalnih zona. Razmislite o stvaranju jasno odvojenih područja za tihi rad, timski rad i sastanke sa klijentima. Ovo se da postići postavljanjem pregrada ili jednostavnih polica za knjige.

Budite pažljivi pri izboru i rasporedu nameštaja. U multifunkcionalnom prostoru, važno je optimizovati prostor tako da svaki komad nameštaja ima svoju svrhu. Radni stolovi treba da budu dovoljno veliki da stanu svi potrebni uređaji i dokumenti, ali i da ne zauzimaju previše prostora.

Razmislite o korišćenju višenamenskog nameštaja kao što su stolovi fiokama do poda ili sklopivi stolovi za sastanke.

Koristite nameštaj na točkiće koji se lako može pomerati i prilagoditi različitim potrebama tokom dana. Ovo omogućava laku transformaciju prostora iz radnog u prostor za sastanke ili odmor, zavisno od trenutnih potreba.

Pobrinite se da tehnološka podrška bude dostupna u svim zonama kancelarije. Obezbedite dovoljno utičnica i dobar Wi-Fi signal u celoj prostoriji, te planirajte prostor za video konferencije koji može lako da se adaptira zavisno od potreba.

4. Optimalno osvetljenje

Dobro planiranje osvetljenja uključuje kombinovanje prirodnog i veštačkog svetla tako da se stvori optimalno radno okruženje. Evo kako to možete postići:

• Maksimalno iskoristite prirodno svetlo - Planirajte raspored u kancelariji tako da se radna mesta nalaze što bliže izvorima prirodnog svetla, poput prozora. Ako je moguće, radne stolove postavite paralelno sa prozorima kako biste izbegli direktan odsjaj i smanjili potrebu za veštačkim osvetljenjem.
• Postavite podesive zavese ili roletne koje omogućavaju kontrolu količine svetla koje ulazi u prostoriju.
• Izbor veštačkog osvetljenja - LED sijalice su energetski efikasne i proizvode manje toplote. Nude i širok spektar boja, što vam omogućava da izaberete toplije tonove za opušteniju atmosferu ili hladnije tonove za bolju produktivnost i koncentraciju.
  Koristite plafonska svetla koja ravnomerno raspoređuju svetlo po celoj kancelariji, čime se smanjuje stvaranje senki i odsjaja.
• Obezbedite dodatno osvetljenje poput stonih lampi ili manjih reflektora koji se mogu montirati na viseće police.
• Možete instalirati senzore koji automatski uključuju ili isključuju svetla kada zaposleni ulaze ili izlaze iz prostorije.
• Dimeri omogućavaju prilagođavanje intenziteta svetla u kancelariji u zavisnosti od dnevnog svetla ili specifičnih potreba zaposlenih.
• Pazite da izvor svetlosti ne bude direktno usmeren na radne površine ili ekrane kako bi se izbegao odsjaj koji može uzrokovati zamor očiju.

5. Kreirajte prijatan ambijent

Izbor boja za kancelariju može značajno uticati na raspoloženje i percepciju prostora. Neke boje mogu stimulisati um i poboljšati fokus, dok druge mogu delovati umirujuće i smanjiti napetost. Na primer, plava se često koristi za stvaranje mirnog i produktivnog okruženja, dok zelena može smanjiti osećaj umora i oživeti prostor.

Neutralne boje kao što su siva, bež i bela mogu stvoriti osećaj čistoće i prostranosti, ali ih je dobro oživeti akcentnim bojama koje će dodati energiju i karakter prostoru.

Biljke ne samo da poboljšavaju kvalitet vazduha, već mogu učiniti prostor vizuelno privlačnijim. Odaberite biljke koje se lako održavaju i koje dobro uspevaju u zatvorenom prostoru i polumraku, kao što su zamija, filodendron, paprat i sl.

Pozadinska muzika u vidu zvukova iz prirode ili instrumentalnih melodija i zidna dekoracija u vidu uramljenih fotografija pejzaža, apstraktnih slika i sl. može pomoći u stvaranju mirnijeg, opuštenijeg okruženja.

Ako veličina kancelarije to dozvoljava, kreirajte kutak za odmor gde ćete vi ili vaše kolege moći da se na kratko odmaknete od radnog stola. Tu možete postaviti aparat za kafu, grickalice, časopise i sl.

Zaključak

Planiranje prostora kancelarije podrazumeva balansiranje estetike i funkcionalnosti. Da biste postigli idealan balans neke stvari morate planirati unapred, posebno ukoliko je u pitanju uređenje male kancelarije ili radni prostor delite sa više ljudi.

Ukoliko imate ideje kako bi se radni prostor mogao dodatno poboljšati, pozivamo vas da nam vaše predloge pišete u komentaru.